Rencana Pengadaan dan Misprocurement

Rencana Pengadaan (Procurement Plan)
Masing-masing PIU harus menyusun Rencana Pengadaan (Procurement Plan) dan diserahkan ke PMU yang bersangkutan yang kemudian akan dikonsolidasikan oleh NPMU untuk selanjutnya diserahkan kepada Bank Dunia guna memperoleh persetujuan.
Standar dokumen Rencana Pengadaan memuat :


1) Deskripsi singkat paket-paket rencana kontrak barang, jasa pemborongan, dan jasa konsultansi yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek dalam kurun waktu satu tahun (12 bulan). Khusus untuk tahun pertama pelaksanaan proyek, rencana pengadaan dibuat untuk 18 bulan;
2) Metoda pemilihan penyedia barang/jasa pemborongan, dan jasa konsultasi yang telah ditentukan dalam Development Credit Agreement; dan
3) Kalender untuk tiap tahap pengadaan (pengumuman, pemasukan penawaran, evaluasi/negosiasi, tanda tangan kontrak).
Setiap tahun PIU harus menyusun Rencana Pengadaan untuk satu tahun kedepan. Kemajuan Proses Pengadaan dan usulan perubahan terhadap Rencana Pengadaan harus dikirim ke Bank Dunia oleh NPMU secara berkala (sebagai lampiran dari laporan Financial Monitoring Report/FMR).

Pengumuman Pengadaan
Bagi PIU yang akan melaksanakan pengadaan/lelang dengan metoda Internasional Competitive Bidding (ICB), draft pengumuman lelang harus disampaikan ke Bank Dunia untuk selanjutnya akan diterbitkan melalui United Nations Development Bussiness (UNDB on-line) dan dg Market. Pengumuman pengadaan/lelang dimaksud setiap tahun akan dilakukan pemutakhiran (updating) dan harus memuat informasi berkaitan dengan negara peminjam, jumlah dana yang tersedia, uraian pekerjaan/ spesifikasi barang serta alamat yang bertanggung jawab melaksanakan lelang /PIU. Selanjutnya pengadaan yang bersifat khusus, PIU harus menerbitkan Pengumuman sekurang-kurangnya melalui Surat Kabar berskala Nasional/ Regional.
Untuk Paket pengadaan pekerjaan yang akan dilelang dengan metoda NCB, pengumuman tender harus diterbitkan melalui Surat Kabar Nasional/Regional. Dengan tenggang waktu 30 hari sebelum pemasukan penawaran dan sebagai tambahan dapat juga diterbitkan melalui E-procurement link Departemen ybs.
Untuk mengatasi biaya pengumuman yang sangat mahal, Bank menyediakan dana pada category Incremental Operational Cost and Training pada item Communications (kategori 4), untuk keperluan biaya Pengumuman secara terbatas, sedangkan jumlah pengumuman yang diterbitkan sesuai dengan kebutuhan kegiatan.

Misprocurement
Bank Dunia tidak akan membiayai pengeluaran untuk barang, jasa pemborongan atau jasa konsultansi yang pengadaannya tidak sesuai dengan prosedur yang telah disetujui dalam Loan Agreement dan Development Credit Agreement serta merupakan kebijakan Bank Dunia untuk membatalkan bagian pinjaman yang dialokasikan untuk barang dan pekerjaan yang pengadaannya menyalahi ketentuan yang berlaku (akan dinyatakan sebagai misprocurement) dan dananya dinyatakan in-eligible.
Meskipun penetapan pemenang pengadaan suatu kontrak telah mendapatkan “no objection letter” (NOL) dari Bank Dunia, Bank Dunia tetap dapat menetapkan misprocurement apabila kemudian ditemukan indikasi bahwa informasi yang diberikan oleh PIU sebagai dasar penerbitan “no objection letter” tidak lengkap, tidak akurat, atau menyesatkan atau ketentuan-ketentuan dalam kontrak telah dimodifikasi tanpa persetujuan Bank Dunia.

Mekanisme Penggantian Dana In-Eligible
Pemerintah Indonesia dalam hal ini PIU yang bersangkutan diminta untuk “mengganti” seluruh pengeluaran atas kontrak-2 yang ditolak oleh Bank Dunia.
Bank Dunia akan menerbitkan surat pernyataan Misprocurement yang ditujukan kepada Menteri Keuangan R.I. Atas pernyataan tersebut maka PIU yang bersangkutan diminta menyediakan dana pengganti melalui penyediaan dana pada dokumen anggaran yang berlaku di PIU tersebut pada tahun yang bersangkutan atau berikutnya, senilai dana in-eligible tersebut. Kemudian PIU yang bersangkutan harus menyetorkan dana tersebut ke rekening Kas Negara.