Pengadaan Barang Metoda Direct Contracting (DC)

Pemilihan Penyedia Barang

Direct Contracting adalah metoda pemilihan penyedia barang yang dilaksanakan tanpa kompetisi dengan estimasi biaya kurang dari US$ 25.000.

Penunjukan Langsung juga dapat dilaksanakan untuk pengadaan barang yang berskala kecil sampai dengan Rp 50.000.000 (lima puluh juta rupiah).
Penggunaan metoda ini harus mendapatkan persetujuan dari Bank Dunia lebih dahulu.

Direct Contracting adalah metoda pemilihan penyedia barang yang dilaksanakan tanpa kompetisi yang dapat dilakukan untuk pekerjaan yang mendesak seperti bencana alam (termasuk bencana banjir, tanah longsor dan dampak kekeringan).

Metoda direct contracting dapat dilaksanakan juga untuk kondisi-kondisi :
- Pekerjaan tambah dari sebuah paket pekerjaan dengan jenis barang yang sama.
- Standarisasi barang atau suku cadang agar kompatibel dengan barang/peralatan yang ada dengan jumlah barang yang lebih sedikit dari pengadaan barang original.
- Barang/peralatan yang dibutuhkan hanya tersedia pada satu sumber.
Penggunaan prosedur ini harus mendapat persetujuan dari Bank Dunia lebih dahulu.

Permintaan Penawaran dan negosiasi dilakukan sebagai berikut:
1) Panitia/pejabat pengadaan mengundang penyedia barang yang sedang melaksanakan kontrak pekerjaan sejenis terdekat dan/atau yang dinilai mempunyai kemampuan serta kinerja baik dan diyakini dapat melaksanakan pekerjaan, untuk mengajukan penawaran secara tertulis;
2). Pada Permintaan Penawaran disebutkan jenis dan uraian singkat pekerjaan yang harus dilaksanakan atau deskripsi dan jumlah barang serta waktu dan tempat/tujuan barang harus dikirimkan, negara asal barang, volume pekerjaan, harga satuan barang yang akan ditawarkan, harga total pekerjaan/barang, Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan pajak lainnya.
3). Pengiriman penawaran/quotation dilakukan melalui pos atau fax. Apabila rekanan yang diundang belum memasukkan penawaran, maka panitia dapat melakukan konfirmasi terhadap rekanan tersebut.
4). Apabila penawaran dinilai memenuhi syarat maka dapat langsung dilakukan evaluasi klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga terhadap penawaran yang diajukan penyedia barang berdasarkan dokumen pengadaan. Penawaran harga barang/peralatan termasuk bea masuk, pajak pertambahan nilai dan pajak-pajak lainnya yang dibebankan pada bahan dasar. Pada evaluasi pengadaan barang harus dipertimbangkan biaya transportasi dan asuransi sampai ke tempat tujuan, serta kecepatan penyerahan barang.
5). Panitia/pejabat pengadaan membuat berita acara hasil evaluasi, klarifikasi dan negosiasi.

Prosedur Direct Contracting (DC)
- Penyusunan daftar barang & spesifikasi teknis
- Pengiriman Request For Quotation
- Pemasukan Quotation
- Evaluasi terhadap Quotations
- Negosiasi
- Penetapan Pemenang
- Persiapan dan penandatanganan kontrak
- Pelaksanaan kontrak
- Penerimaan barang

Batas Nilai Kontrak (Thresholds)
- Direct Contracting (kontrak langsung) dapat dilakukan bagi kebutuhan barang/peralatan akibat bencana alam (termasuk banjir, longsor, dampak kekeringan) dengan nilai kurang dari US $ 25.000
- Sebelum proses pengadaan dimulai perlu mendapat persetujuan Bank Dunia terlebih dahulu.
- Direct Contracting termasuk Prior Review
- Nilai tukar yang digunakan untuk thresholds adalah 1 US $ = Rp. 8.500

Read More......

Pengadaan Jasa Konstruksi Dengan Metoda Community Driven Development (CDD)

Pemilihan Penyedia Jasa Konstruksi

Metoda Community Driven Development adalah metoda Partisipasi Masyarakat, merupakan paket pekerjaan rehabilitasi dengan nilai HPS lebih kecil dari US$ 50.000.

GP3A yang memenuhi syarat dapat melaksanakan pekerjaan pemeliharaan (kecuali pemeliharaan rutin dan sederhana), perbaikan atau rehabilitasi jaringan irigasi di wilayahnya dengan kontrak.

Untuk melaksanakan jasa konstruksi Metoda Partisipatif digunakan Pedoman yang telah ada dengan ketentuan tambahan sebagai berikut:

1. Jenis kegiatan yang dapat dilaksanakan oleh Perkumpulan Petani Pemakai Air GP3A adalah perbaikan ringan (bukan pemeliharaan rutin dan sederhana), perbaikan atau rehabilitasi jaringan irigasi sesuai dengan peringkat partisipasinya, dimana GP3A akan terlibat dan berperan aktif sejak perencanaan awal, disain hingga pelaksanaan fisiknya.

2. Kegiatan perbaikan ringan atau rehabilitasi ringan jaringan irigasi dapat dilaksanakan oleh GP3A melalui pelaksanaan sub kontrak dengan kontraktor atau kontrak dengan Satuan Kerja pada Dinas PUP/SDA Provinsi atau Kabupaten.

3. Pelaksanaan Sub Kontrak
a. Kontraktor yang memperoleh pekerjaan pemborongan/konstruksi pada Sub Project A1 dan Sub Project B1 (pekerjaan konstruksi yang desainnya sudah merupakan desain partisipatif) diwajibkan memberikan sub kontrak pekerjaan kepada GP3A.

b. GP3A yang telah atau bersedia melakukan kontribusi pembiayaan O&P dapat mengajukan proposal sub kontrak atas pekerjaan tersebut.

4. Pelaksanaan kontrak
a. Prosedur kontrak dilaksanakan melalui surat perjanjian kerjasama pada Sub Project A2 dan Sub Project B2 (pekerjaan konstruksi yang tidak mempunyai desain partisipatif).

b. Pekerjaan perbaikan atau rehabilitasi dapat dilaksanakan oleh GP3A yang daerah kerjanya berada di wilayah pekerjaan sesuai dengan kesepakatan yang dituangkan dalam Surat Perjanjian Kerja Sama.

c. Prosedur pelaksanaan kerjasama mengikuti Petunjuk Teknis Pembangunan/ Rehabilitasi Irigasi.

d. Kegiatan perbaikan atau rehabilitasi jaringan irigasi yang dapat dilaksanakan oleh GP3A adalah:
1) Kegiatan normalisasi saluran dan pasangan batu di saluran pada jaringan utama;
2) Kegiatan normalisasi saluran dan bangunan pada jaringan tersier;
3) Kegiatan perbaikan jalan inspeksi;
4) Kegiatan lain yang dinilai dapat dilaksanakan oleh P3A/GP3A.

e. Batasan GP3A dalam melaksanakan pekerjaan:
1) Jika jaringan irigasi yang akan diperbaiki/direhabilitasi melayani 1 (satu) desa maka pekerjaan tersebut dapat diserahkan pada P3A tunggal desa yang bersangkutan;
2) Jika jaringan irigasi yang akan diperbaiki/direhabilitasi melayani lebih dari 1 (satu) desa maka pekerjaan tersebut dapat diserahkan pada GP3A.

f. Persyaratan P3A/Federasi P3A untuk mendapatkan pekerjaan konstruksi melalui perjanjian kerjasama :
1) GP3A telah berbadan hukum atau koperasi yang dibentuk oleh anggota P3A;
2) Mempunyai rekening bank;
3) Mempunyai NPWP.

g. Tugas dan tanggungjawab P3A/GP3A:
1) Membentuk P3A/GP3A yang berbadan hukum dan membuka rekening bank yang akan menampung penyaluran dana untuk kegiatan perbaikan ringan atau rehabilitasi jaringan irigasi sesuai Surat Perjanjian Kerja Sama (SPKS) dan Surat Kesanggupan Kerja.
2) Wajib menyusun dan mengajukan proposal kegiatan sesuai lokasi yang telah disepakati bersama antara P3A/GP3A dengan Kepala Satuan Kerja Sementara (Kepala SKS).
3) Wajib melaksanakan kegiatan yang disetujui oleh Kepala SKS sesuai dengan SPKS yang ditandatangani bersama.
4) Wajib membuat laporan/dokumentasi hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan.
5) Bertanggungjawab atas hasil pekerjaan baik fisik (fungsi, mutu, kuantitas) dan keandalan fungsi bangunan serta tepat waktu pelaksanaannya.
6) Bertanggungjawab atas kegiatan dan pemeliharaan jaringan pasca perbaikan/rehabilitasi.

Dalam melaksanakan tugasnya GP3A didampingi/difasilitasi oleh Tenaga Pendamping Petani (TPP) dan Unit Pelaksana/Direksi Pekerjaan cq Pengawas Lapangan. Dan yang paling penting dalam pelaksanaan metode ini harus mengikut sertakan Komisi Irigasi dalam tahap pembuatan proposal sampai dengan penelusuran bersama/pembahasan serta penandatanganan Berita Acara Penelusuran/Pembahasan.

Prosedur Community Driven Development (CDD), meliputi tahapan:
- Penyusunan daftar kuantitas & harga
- Pemasukan Penawaran
- Pembahasan Proposal (u/ SPKS)/ Penelusuran Bersama (u/ SKKS)
- Penetapan
- Persiapan penandatanganan kontrak
- Pelaksanaan Kontrak
- Penerimaan Pekerjaan

Batas Nilai Kontrak (Thresholds) Jasa Konstruksi (Civil Works)
- Review Bank Dunia termasuk Post Review
- Nilai tukar untuk thresholds adalah 1 US $ = Rp. 8.500.

Read More......

Pengadaan Barang Metoda National Shopping (NS)

Pengadaan Barang untuk kegiatan WISMP pada umumnya meliputi peralatan kantor, material, alat2 pertanian, kendaraan dan lain-lain yang dibiayai sebagian atau seluruhnya dengan dana pinjaman dan/atau hibah.

Pengadaan barang menggunakan metoda:
a. National Shopping (NS)
b. Direct Contracting (DC)
c. National Competitive Bidding (NCB)
d. International Competitive Bidding (ICB)

Setiap metoda pengadaan barang terbagi menjadi 2 macam klasifikasi pemeriksaan (review) oleh Bank Dunia yaitu Prior Review dan Post Review.

Batas besaran nilai kontrak (thresholds) yang perlu Prior Review adalah :
1) Paket pengadaan dengan metoda ICB, HPS lebih besar/sama dengan US$ 200.000;
2) Paket pengadaan dengan nilai HPS lebih besar/sama dengan US $ 100.000;
3) Paket kontrak yang pertama dari masing2 PIU untuk pengadaan barang dengan nilai HPS lebih besar/sama dengan US $ 25.000;
4) Paket pengadaan barang dengan metoda Penunjukan Langsung.

Post Review dengan pembayaran SOE dilakukan terhadap:
1) Paket pengadaan dengan HPS lebih kecil dari US$ 25.000
2) Paket pengadaan setelah Prior Review Kontrak Pertama dari masing2 instansi pelaksana mendapatkan NOL dari Bank Dunia, terhadap pengadaan barang untuk paket kontrak dengan nilai HPS lebih besar/sama dengan US$ 25.000 dan lebih kecil US$ 100.000.

Pengadaan Barang Metoda National Shopping (NS)

Pemilihan Penyedia Barang
a. Prosedur NS dilakukan untuk pengadaan barang yang sudah tersedia di pasaran, dengan nilai kontrak kecil, kurang dari US$ 25.000. Metoda ini untuk pengadaan peralatan kantor, peralatan survey, peralatan keperluan Federasi P3A dan paket-paket kecil untuk keperluan pertanian. Mekanisme pengadaan dilakukan dengan mengundang paling sedikit 3 (tiga) penyedia barang untuk mengajukan penawaran.
b. Pada Request for Quotation harus disebutkan deskripsi dan jumlah barang, serta waktu dan tempat/tujuan barang harus dikirimkan, dan bila perlu termasuk perakitan kembali serta pelatihan untuk pengoperasian peralatan yang dibeli. Syarat-syarat pengadaan juga harus disebutkan.
c. Pengiriman penawaran/quotation melalui pos atau fax dengan batas waktu yang relatif lebih longgar (satu sampai dua minggu). Apabila rekanan yang diundang (dikirimi request for quotation) belum memasukkan penawaran, maka panitia dapat melakukan konfirmasi terhadap rekanan tersebut.
d. Dokumen penawaran tidak memerlukan jaminan.
e. Evaluasi dilakukan terhadap paling sedikit 3 (tiga) pembanding, berdasarkan harga dan mutu yang paling menguntungkan. Apabila quotation yang masuk kurang dari 3 (tiga) dan memenuhi syarat, maka langsung dilakukan evaluasi.
Penawaran harga termasuk bea masuk, pajak penghasilan dan pajak-pajak lainnya yang dibebankan pada bahan dasar. Pada evaluasi harus dipertimbangkan biaya transportasi dan asuransi sampai ketempat tujuan, serta kecepatan penyerahan barang.
f. Jika terdapat indikasi bahwa apabila barang yang dibutuhkan hanya tersedia pada 1 (satu) sumber/supplier di lokasi (Kabupaten/Kota) tersebut, maka panitia harus mengundang supplier dari Kabupaten/Kota lain.
g. Semua dokumen yang digunakan dalam pengambilan keputusan harus disimpan oleh PIU sebagai bahan review dan audit oleh Bank Dunia atau auditor lain.

Prosedur NS, meliputi tahapan sebagai berikut:
- Penyusunan daftar barang & spesifikasi teknis
- Pengiriman Request For Quotation
- Pemasukan Quotation
- Evaluasi terhadap Quotations
- Penetapan Pemenang
- Persiapan dan penandatanganan kontrak
- Pelaksanaan kontrak
- Penerimaan barang

Batas Nilai Kontrak (Thresholds)
- NS dengan HPS lebih kecil dari US$ 25.000, Post Review
- Nilai tukar untuk thresholds 1 US $ = Rp. 8.500

Read More......

Seleksi Konsultan Dengan Metoda Quality And Cost Based Selection (QCBS)

Pemilihan Penyedia Jasa Konsultan

1) Untuk paket pekerjaan konsultan yang mempunyai nilai HPS di bawah US$ 400.000, Daftar Pendek (Short List) terdiri dari perusahaan-perusahaan Nasional (QCBS Nasional), dan dokumen Request For Proposals (RFP) disiapkan dalam bahasa Indonesia;
2) Untuk paket pekerjaan konsultan yang mempunyai nilai HPS lebih besar atau sama dengan US$ 400.000, Daftar Pendek (Short list) terdiri dari perusahaan-perusahaan berkualifikasi Internasional (QCBS Internasional), dan dokumen Request For Proposals (RFP) disiapkan dalam bahasa Inggris;

Peserta dengan nilai gabungan Kualitas Teknis dan Biaya tertinggi akan ditetapkan sebagai pemenang.

QCBS adalah metoda seleksi konsultan (perusahaan) yang memungkinkan adanya persaingan diantara perusahaan konsultan dalam shortlist, dengan mempertimbangkan Kualitas/Teknis dan Biaya.

Langkah-langkah seleksi konsultan dengan prosedur QCBS meliputi :

a. Persiapan Terms of Reference (TOR)
Untuk paket kontrak metoda QCBS Internasional TOR disiapkan dalam bahasa Inggris sedangkan untuk paket kontrak metoda QCBS Nasional TOR dalam Bahasa Indonesia.
Apabila pada paket kontrak dengan nilai HPS sampai dengan US $ 400,000 tidak ada konsultan asing yang berminat, maka dapat dilaksanakan dengan peserta lelang yang terdiri dari konsultan lokal saja.

b. Penyusunan Konsep Iklan dan Expression of Interest (EOI)
Konsep iklan untuk pengadaan jasa konsultansi sekaligus undangan untuk mengajukan Expession of Interest (EOI) disampaikan ke Bank Dunia untuk dikonsultasikan. Iklan yang telah dikonsultasikan akan dipasang pada ‘Development Business’ (UNDB) online dan Development Gateway Market (dg Market) melalui Bank Dunia dan melalui website lainnya.

c. Pembuatan Request for Proposal (RFP)
RFP antara lain terdiri atas: Surat undangan ; Informasi yang diperlukan oleh konsultan untuk menyusun proposal; Terms of Reference (TOR); Format kontrak.
Panitia harus menggunakan standar RFP Bank Dunia. Konsep RFP yang sudah lengkap diisi diserahkan ke Bank Dunia untuk mendapatkan persetujuan.

d. Pemasukan Expression of Interest (EOI)
Konsultan yang berminat diberikan waktu 30 (tiga puluh) hari kerja sejak dimuatnya iklan untuk mempersiapkan dan memasukkan EOI kepada Panitia Seleksi.

e. Penyusunan Daftar Pendek (Shortlist)
Shortlist disusun berdasarkan evaluasi yang dilakukan terhadap konsultan yang memasukkan EOI. Shortlist terdiri dari 6 (enam) perusahaan.
Khusus untuk seleksi jasa konsultan dengan metoda International QCBS, konsultan yang masuk shortlist secara geografi menyebar (tidak terkumpul dalam wilayah/regional tertentu), dan tidak lebih dari 2 (dua) perusahaan konsultan dari satu Negara dan paling sedikit ada 1 (satu) perusahaan dari negara berkembang.
Shortlist dapat seluruhnya terdiri dari konsultan nasional apabila nilai HPS dari jasa konsultan tersebut lebih besar dari US$ 200,000 dan kurang dari US$ 400,000. Mata uang yang dicantumkan dalam kontrak serta pembayaran yang dilakukan menggunakan mata uang Rupiah.
Shortlist diserahkan ke Bank Dunia untuk mendapatkan persetujuan (NOL).

f. Pengiriman Request for Proposals (RFP) kepada Konsultan yang Masuk Shortlist
Perusahaan konsultan yang masuk shortlist dikirimi RFP dan diundang untuk memasukkan Proposal dan diberikan waktu minimal 30 (tiga puluh) hari kalender untuk mempersiapkan dan memasukkan proposalnya.

g. Evaluasi Proposal
Evaluasi terhadap proposal yang masuk ke Panitia Seleksi dilakukan dalam 2 (dua) tahap, yaitu :
1) Evaluasi kualitas (Proposal Teknis)
Evaluasi kualitas dilakukan terhadap Pengalaman konsultan, Metodologi, Kualitas dari staf inti, Alih pengetahuan/transfer of knowledge

2) Evaluasi Proposal Biaya
Evaluasi Proposal Biaya dilakukan setelah evaluasi Proposal Teknis selesai dan hasilnya disetujui Bank Dunia. Konsultan yang Proposal Teknisnya memenuhi syarat diberitahu dan diundang untuk melihat pembukaan Proposal Biayanya. Tanggal pembukaan Proposal Biaya ditentukan 14 hari setelah pemberitahuan tersebut.
Panitia seleksi akan meneliti Proposal Biaya dan melakukan koreksi aritmetika bila perlu. Biaya dalam proposal dikonversikan dalam mata uang Rupiah.

3) Evaluasi Gabungan Teknis dan Biaya
Nilai gabungan (teknis dan biaya) diperoleh dengan cara memberikan bobot pada nilai teknis dan nilai biaya dan kemudian menjumlahkannya.
Bobot untuk “biaya” ditentukan dengan mempertimbangkan faktor kompleksitas dan pentingnya kualitas pekerjaan konsultan.
Umumnya bobot nilai biaya diberi angka 20 dari total nilai 100.
Peserta lelang yang memperoleh nilai gabungan (teknis dan biaya) tertinggi akan ditetapkan sebagai pemenang lelang.
Hasil evaluasi dikirim untuk mendapatkan persetujuan Bank Dunia (NOL).

h. Negosiasi dan Pembuatan Draft Kontrak
Negosiasi dan diskusi hanya dapat dilakukan untuk TOR, metodologi, staffing, input dari pemberi kerja, dan syarat-syarat kontrak. Hasil negosiasi dituangkan dalam draft kontrak yang kemudian diajukan ke Bank Dunia untuk mendapatkan persetujuan (NOL).

i. Pembuatan Kontrak Kerja
Draft Kontrak yang sudah mendapatkan NOL kemudian ditandatangani dan konsultan bisa memulai pekerjaannya. Selanjutnya kontrak dikirim ke Bank Dunia untuk penerbitan Form 384C yang akan digunakan dalam proses pembayaran.

Batas Nilai Kontrak (Thresholds) Seleksi Konsultan
- Review Bank Dunia :
- HPS kurang dari US$ 200.000, Prior Review Kontrak Pertama
- HPS : US$ 200.000 sd. US$ 400.000, Prior Review
- Nilai tukar untuk thresholds 1 US $ = Rp. 8.500

Read More......