Korespondensi, Dokumentasi dan Sanggahan

Pelaksanaan pengadaan akan menjadi lebih efektif apabila ditunjang oleh sistim korespondensi dan dokumentasi yang baik. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam korespondensi dan dokumentasi adalah sebagai berikut:

Tugas dan tanggung jawab korespondensi dan dokumentasi
1. Pengiriman konsep Dokumen Lelang, konsep TOR, konsep RFP, konsep iklan, hasil evaluasi lelang & usulan pemenang, kontrak yang sudah ditandatangani ke Bank Dunia.
Pengadaan oleh : PIU Pusat (tembusan NPMU)
Pengadaan oleh : PIU Prop/Kab/Balai (tembusan NPMU)
2. Pengarsipan dokumen lelang, dokumen penawaran, hasil evaluasi lelang & usulan pemenang, dan kontrak.
Pengadaan oleh : PIU Pusat
Pengadaan oleh : PIU Prop/ Kab/Balai PSDA
3. Permohonan ijin ke Bank Dunia tentang:
a. Pelelangan ulang (dilengkapi alasan & dok. lelang yang telah direvisi)
b. Perpanjangan jaminan bank yang pertama kali
c. Usulan perpanjangan waktu kontrak, perubahan terms and condition of contract, instruksi perubahan (change order) yang mengakibatkan bertambahnya nilai kontrak lebih besar dari 15% dari nilai original kontrak.
d. Perubahan pemenang lelang akibat hasil analisa terhadap sanggahan peserta lelang (dilengkapi dengan alasan perubahan dan revisi hasil eval penawaran).
Pengadaan oleh : PIU Pusat (tembusan NPMU)
Pengadaan oleh : PIU Prop/ Kab/ Balai PSDA (tembusan NPMU)

Penanganan Sanggahan (Complaint Handling System)
Sanggahan perlu ditindaklanjuti oleh pejabat yang berwenang dalam proses pengadaan yang bersangkutan. Unit Impact Monitoring & Evaluation (IME) harus memonitor penanganan sanggahan sampai tuntas. Semua dokumen sanggahan dan penanganannya disimpan dan dimonitor oleh unit Impact Monitoring & Evaluation serta dimungkinkan untuk diketahui oleh masyarakat.

Prosedur penanganan sanggahan adalah sebagai berikut :
1. Apabila ada surat sanggahan peserta lelang yang diterima setelah hasil evaluasi penawaran diumumkan
- Pejabat yang berwenang menetapkan pemenang lelang wajib memberikan jawaban maksimal 5 hari kerja sejak surat sanggahan diterima;
- Surat sanggahan dilampiri dengan jawabannya, dilaporkan ke unit Impact Monitoring & Evaluation (IME) dan 1 copy dikirim ke Bank Dunia
2. Apabila ada surat sanggahan banding terhadap jawaban pengguna barang / jasa
- Jawaban selambat-lambatnya dikirim 15 hari kerja sejak surat sanggahan banding diterima.
- Surat sanggahan banding dilampiri dengan jawaban pengguna barang/jasa, ditembuskan ke unit IME dan Bank Dunia.
3. Apabila terbukti bahwa pelaksanaan evaluasi tidak sesuai dengan ketentuan karena kesalahan/kelalaian panitia pengadaan
- Anggota Panitia pengadaan yang melakukan kesalahan atau kelalaian diberhentikan dari keanggotaannya di panitia pengadaan;
- Pejabat yang berwenang memerintahkan kepada Panitia Pengadaan yang baru untuk melakukan evaluasi ulang dengan meminta ijin ke Bank Dunia dahulu sesuai prosedur yang telah ditetapkan